Différencier Accompagnement avec TEAMS – RÉCIT FAD – 2021-09-09

L'atelier vise à présenter des stratégies et des pratiques gagnantes concernant l'utilisation de Microsoft TEAMS pour différencier l'accompagnement des enseignants en formation à distance. L'objectif principal est de partager des fonctionnalités de TEAMS qui optimiseront le travail des conseillers pédagogiques (CP) auprès de leurs collègues. Ce contenu est aligné avec les quatre situations emblématiques du conseiller : former, accompagner, innover, en mettant l'accent sur la communication et l'intelligence situationnelle.

Les conseillers pédagogiques accompagnent les enseignants de manière individuelle, en petite équipe, au niveau de l'école, ou collaborent pour organiser des formations à l'échelle de l'organisation scolaire. Il est jugé que TEAMS présente un potentiel considérable pour optimiser cette pratique professionnelle, notamment en facilitant le maintien de la relation et du dialogue avec les apprenants, tout en favorisant leur autonomie.

L'un des axes majeurs abordés concerne la communication, considérée comme une force essentielle de TEAMS, particulièrement dans les contextes de communication synchrone et asynchrone. Il est crucial de discuter des pièges potentiels liés à la visioconférence pour permettre aux CP de plonger dans l'outil sans entrave, assurant ainsi que la structure technologique devienne un impact positif pour les enseignants accompagnés.

L'atelier sollicite la participation des conseillers pour déterminer pourquoi il est préférable de prioriser le mode de communication par conversations dans TEAMS plutôt que par courriels traditionnels. Les conversations, accessibles dans la colonne de gauche de l'interface, ressemblent fortement aux textos mobiles, permettant une discussion fluide et moins formelle que le courriel.

Il est soutenu que, au sein d'une même équipe, communiquer via des conversations réelles est plus payant que par des réunions ou des courriels. La simplicité d'utilisation, similaire aux applications de messagerie instantanée utilisées couramment par les enseignants, réduit la barrière à l'adoption de ce nouvel outil. La rapidité des réponses est un facteur clé, car il y a une nuance subtile mais significative dans la réactivité par rapport aux courriels.

C'est que ça aide à entretenir de réelles relations, pile parce que c'était une réelle conversation.

Pour inciter les enseignants à adopter les conversations Teams au lieu des courriels, une stratégie concrète consiste à modifier la signature de courriel. Il est recommandé d'y insérer un hyperlien direct pointant vers une conversation Teams spécifique, rendant ainsi l'accès rapide et facile pour les collègues souhaitant communiquer de manière instantanée.

Les appels audio-vidéo représentent un autre outil de communication puissant au sein de TEAMS. L'exercice interactif vise à établir la valeur ajoutée de cette fonctionnalité par rapport au téléphone traditionnel, en particulier pour les échanges en direct nécessitant une discussion de vive voix avec les enseignants.

L'utilisation des appels Teams n'est pas en compétition directe avec le courriel, mais plutôt avec le téléphone classique. Les réponses des participants ont souligné que l'appel vidéo permet de voir le visage entier, offrant ainsi la lecture du non-verbal, un élément crucial dans certaines négociations ou discussions délicates avec les enseignants.

La possibilité de partager son écran est un atout majeur, permettant non seulement de montrer des éléments à l'enseignant, mais aussi de lui demander de partager le sien. Plus important encore, le CP peut prendre le contrôle de l'écran de l'enseignant à distance. Cette capacité, autrefois réservée à des logiciels coûteux nécessitant l'intervention de techniciens, est intégrée nativement dans Teams, rendant le soutien technique et logiciel plus accessible.

L'animation de réunions virtuelles, qu'il s'agisse d'accompagner un groupe d'enseignants ou de dispenser une formation, exige des stratégies pour garantir le succès de l'interaction. Les micro-formations produites par le RIFAD fournissent des pistes pour rendre ces moments productifs, en se concentrant sur l'accueil et l'engagement des participants.

Il est essentiel de ne pas se limiter à une présentation passive. Il faut donner des tâches aux enseignants, y compris des tâches collaboratives sur des documents partagés (Word ou Google Docs). Cette collaboration à distance peut parfois être plus efficace que de devoir disperser des groupes dans des salles de sous-groupe en présentiel.

Les infographies préparées synthétisent les meilleures pratiques. Il est mentionné que le partage d'écran est la fonctionnalité la plus utilisée, mais il faut aussi penser à partager des hyperliens préparés à l'avance dans le clavardage pour une consultation rapide. L'engagement est favorisé par l'utilisation des réactions natives de TEAMS, visibles sur les avatars des participants.

Lors de la création d'une équipe TEAMS pour accompagner un groupe d'enseignants, la question du type d'équipe se pose : Classe, Équipe PLC (Professional Learning Community) ou Autre. Pour les CP, le choix se porte presque toujours vers « Autre » ou une équipe PLC, car l'option « Classe » est spécifiquement conçue pour la soumission de devoirs aux élèves.

Il est fortement suggéré de limiter les droits des membres au sein des équipes collaboratives. Spécifiquement, il est recommandé de désactiver la possibilité pour les membres de créer ou supprimer des canaux, ou de modifier les onglets par défaut. Cette restriction prévient les situations délicates où des ajouts ou suppressions non désirées pourraient survenir par inadvertance.

TEAMS permet de créer des canaux privés qui ne sont ni accessibles ni visibles par les autres membres de l'équipe. Ceci est éthiquement pertinent pour des sous-comités ou des discussions sensibles, car cela évite que le bruit général n'atteigne ces groupes restreints. Cependant, il existe une limitation technique importante à noter concernant la planification des réunions dans ces canaux.

Impossible de planifier une réunion virtuelle dans le canal privé si ce n'est canal privé pour reposer deux semaines d'errance je vais plein fine réunion puis à vos story dans ce canal.

La gestion d'équipe offre un onglet « Analyse » permettant de consulter des données sur l'engagement sur 7 ou 30 jours. Il est pertinent de suivre le nombre de publications, de mentions, et surtout de réactions. Un taux élevé de réactions par rapport aux questions ou réponses indique souvent une bonne adoption de l'outil par la communauté.

L'exploration se concentre maintenant sur des fonctionnalités spécifiques aux conversations (dans les canaux ou privées) qui peuvent grandement bonifier l'attention portée aux messages importants.

La fonctionnalité Annonce permet de créer un grand rectangle avec un titre et une image d'arrière-plan optionnelle, ce qui la distingue nettement des messages standards. Une stratégie recommandée est de créer un canal dédié uniquement aux annonces, potentiellement avec modération activée, pour garantir que ce contenu essentiel ne soit pas noyé dans le bruit général.

Il y a très peu de réponses, c'est ce qu'on comprend, que les gens sont peu au fait de ces fonctionnalités.

Activer la modération dans un canal, comme le canal Annonces, signifie que seuls les propriétaires de l'équipe peuvent y écrire. Cette mesure est efficace pour contrôler le trafic et le bruit, assurant que les informations importantes sont délivrées sans être submergées par des commentaires ou des réactions non essentiels.

Au-delà des onglets par défaut (Publications et Fichiers), il est possible d'ajouter des onglets personnalisés, ce qui est crucial pour structurer l'information et l'accès aux ressources externes au sein de l'équipe.

L'ajout d'un onglet Site Web (par exemple, le site web du CSS pour les mathématiques) dans le canal général facilite l'accès constant à une ressource externe. De même, l'application Calendrier peut être ajoutée à un canal spécifique (ex: « Rencontrons-nous ») pour centraliser la planification des réunions virtuelles de ce groupe, rendant le calendrier plus ciblé que le calendrier général de l'équipe.

Pour les équipes rassemblant des centaines de personnes, le nom du canal peut ne pas être suffisamment évocateur. L'utilisation de l'onglet Wiki permet de créer une page « À propos » pour chaque canal, décrivant son objectif et les attentes de collaboration, ce qui est particulièrement pertinent pour accompagner un grand nombre d'enseignants.

Bien que la section Fichiers soit pratique, OneNote est présenté comme un outil offrant un gain significatif, notamment parce qu'il permet de contextualiser les fichiers directement sur une page web ou de les annoter. De plus, la recherche dans OneNote est souvent plus efficace que la navigation dans les dossiers et fichiers traditionnels de la section Fichiers.

Pour les CP qui modifient fréquemment des fichiers d'équipe, il est avantageux de synchroniser la bibliothèque SharePoint de l'équipe sur leur poste de travail local. Cela crée une copie locale accessible via l'explorateur de fichiers, permettant des modifications rapides qui se synchronisent automatiquement avec le nuage, offrant une expérience similaire à celle de OneDrive.

L'objectif final de cette session était de fournir des stratégies et des fonctionnalités permettant aux conseillers pédagogiques d'optimiser et de différencier leur pratique auprès du personnel enseignant. Les participants sont invités à réfléchir aux actions concrètes qu'ils prévoient de réinvestir immédiatement dans leur travail quotidien.

Il est rappelé que l'équipe RIFAD reste disponible pour des échanges ou des suivis personnalisés. Les ressources présentées, y compris les liens et les documents, seront diffusées ultérieurement via le site du RIFAD.

Pour améliorer l'efficacité lors de l'animation de sessions à distance, l'utilisation de deux écrans est fortement recommandée, car elle permet de visualiser le contenu partagé tout en gardant le clavardage et les binettes des participants visibles. Les raccourcis clavier comme Alt+Tab (ou Commande+Tab sur Mac) permettent de naviguer rapidement entre les applications ouvertes.