Comment bien déléguer une tâche en tant qu’OBM : méthode et checklist complète

Pour les professionnels souhaitant devenir Online Business Manager (OBM) ou lancer leur activité, la capacité à déléguer efficacement constitue un enjeu majeur. Il est essentiel de comprendre que savoir exécuter une tâche ou l'inscrire dans une liste de choses à faire n'est pas synonyme de savoir la transmettre ou la déléguer. L'attente envers l'OBM est bien plus élevée : il s'agit d'orchestrer les tâches et les responsabilités de toute une équipe, et non de simplement lancer une patate chaude à la personne la plus disponible. Malheureusement, cette compétence fondamentale est rarement enseignée, menant souvent à des difficultés de clarté et de leadership dans la transmission des missions.

Personne ne nous apprend à déléguer correctement.

L'intervenante se présente comme Amélie Martinot, fondatrice de la Duopreneur Academy. Ce programme est spécifiquement conçu pour accompagner les femmes désirant devenir OBM ou duopreneur, agissant comme bras droit stratégique et opérationnel pour des entrepreneurs ambitieux. La chaîne vise à transmettre les compétences concrètes, les outils et les savoir-faire nécessaires pour devenir un pilier essentiel dans le business des clients.

Une anecdote personnelle illustre les difficultés courantes de la délégation. Une demande simple avait été faite à la fille adolescente de trier une armoire de pharmacie, en vérifiant les dates de péremption et en rangeant par catégorie. Cependant, au retour, le chaos régnait : boîtes ouvertes, produits mélangés, absence totale de tri. La réaction initiale de frustration fut rapidement remplacée par la prise de conscience que l'échec ne provenait pas de la personne exécutante, mais de l'absence d'application des bases de la méthode de délégation que l'experte utilise pourtant quotidiennement.

Mais en réalité, j'ai vite compris que le problème ne venait pas d'elle.

Aujourd'hui, il est donc crucial de partager une méthode ultra concrète pour que ce type de situation n'arrive jamais dans le futur rôle d'OBM ou de duopreneur. De nombreux chefs d'entreprise se plaignent que leurs assistantes ne travaillent pas bien, pensant manquer de chance. En réalité, lorsque la mission est mal déléguée, le problème réside souvent dans un cadre bancal. Ce n'est pas un problème de personne, mais un problème de système qui nécessite d'appliquer des étapes structurées.

Cinq éléments fondamentaux doivent être posés chaque fois qu'une tâche est déléguée à une personne. Ces briques permettent de créer la clarté nécessaire et de limiter drastiquement la grande majorité des erreurs, ce qui est confortable pour le manager, l'équipe et le client.

Il faut expliquer clairement pourquoi la tâche est importante et comment elle s'inscrit dans la stratégie globale de l'entreprise ou du projet en cours. Par exemple, si l'on prépare des réponses types pour un support client lors d'un lancement de programme de coaching, il faut mentionner que cela assure une expérience fluide pour les plus de 1000 participants attendus. Formuler ce contexte montre le sens de la mission, engageant davantage le collaborateur.

La description de ce qui doit être obtenu à la fin doit être précise. Il ne suffit pas de demander un tableau ; il faut décrire la vision claire du livrable. Par exemple, exiger un tableau sur Google Sheets prêt à être partagé, comportant trois colonnes spécifiques, trié par date, et intégrant le logo de l'entreprise. Un résultat attendu flou garantit un livrable flou, car le collaborateur ne peut pas lire dans les pensées.

Chaque tâche déléguée doit être associée à une véritable date limite, et non à une indication vague comme « quand tu peux ». Si la tâche doit impérativement être finalisée le mardi, car elle conditionne le démarrage d'une autre tâche le mercredi, cette contrainte doit être explicitée dans la date de livrable.

Il est essentiel de donner des critères clairs sur la manière dont le succès de la tâche sera jugé. Pour une newsletter, par exemple, le critère peut être : être rédigée sans aucune faute d'orthographe, utiliser le champ lexical validé par le CEO (trouvable sur tel processus), et présenter un appel à l'action aligné sur l'actualité commerciale du moment.

Le cinquième point concerne le niveau d'autonomie accordé : la personne doit-elle faire valider chaque étape, ou peut-elle décider seule ? Il est impératif d'adapter cette délégation au niveau de capacité du collaborateur pour cette tâche spécifique à l'instant T.

Pour s'assurer de la réussite avant de déléguer, il est recommandé d'utiliser une checklist reprenant tous les points essentiels abordés précédemment. Cette vérification systématique garantit que l'intention de la tâche, la clarté de la mission, le format attendu, la date butoir, le niveau d'autonomie, les processus associés et les critères de succès ont bien été documentés et partagés.

Une vérification cruciale doit avoir lieu une fois la tâche déléguée : s'assurer qu'un point de feedback est planifié. Il est impossible de déléguer sans prévoir de contrôle ou de retour, même si la personne jouit d'un fort degré d'autonomie. Ce retour permet de valider ce qui s'est bien passé et ce qui doit être amélioré, assurant ainsi la fluidité de la collaboration et le plaisir de travailler ensemble.

Il est primordial d'insister sur le rôle du feedback. Déléguer ne signifie pas lâcher prise en attendant un résultat parfait ; c'est accompagner activement la personne dans sa progression. Pour cela, il faut créer des boucles de retour (feedback loops) permettant au collaborateur de comprendre, d'ajuster et de progresser continuellement dans ses missions.

En reprenant l'exemple de l'armoire de pharmacie, le réflexe aurait pu être de tout refaire soi-même, ce qui est souvent plus rapide et plus simple face à la flemme. Cependant, il est nécessaire de rester dans une posture de manager : écouter les zones de flou, guider, montrer des exemples, repréciser les attendus et fixer une nouvelle échéance. C'est ainsi que l'on accompagne la montée en compétence et la responsabilisation, construisant une équipe solide au lieu de s'épuiser à tout reprendre en main.

La maîtrise de la délégation est ce qui transforme un simple exécutant en un véritable Online Business Manager qualifié. Peu importe la maîtrise parfaite de logiciels de gestion de projet comme Notion ou ClickUp, si la délégation est défaillante, le temps sera consacré à rectifier les erreurs. Cela conduit à une équipe qui ne prend pas l'OBM au sérieux, et par conséquent, un client qui ne le respectera pas non plus.

Si tu ne sais pas déléguer correctement, tu passeras ton temps à rectifier des erreurs et à faire face une équipe qui ne te prendra pas au sérieux.

L'objectif final est de devenir un duopreneur qualifié et plébiscité par ses clients et leurs équipes. La formation dispensée à la Duopreneur Academy se concentre sur l'art de piloter des équipes et de mettre en place des processus solides, afin que l'OBM devienne une référence incontournable chez ses clients pour réussir dans cette profession.